PASOS SUGERIDOS PARA REALIZAR EL CUADRE ENTRE AUXILIAR Y CONTABILIDAD

Para realizar nuestro cuadre de auxiliar vrs. Contabilidad, tenemos varias opciones, para este ejemplo tomaremos nuestra cuenta de “Clientes” (Código: 11301), aunque puede usarse para cualquier cuenta de auxiliar de cuenta corriente.

Contenido

• Paso 1: Generar reportes de comparación.
• Paso 2: Actualización contable.
• Paso 3: Posibles registros con incongruencias en el sistema.
• Paso 4: Realizar una integración de “Clasificación vrs cuenta contable”.
• Paso 5: Determinar el mes del descuadre.

Consideraciones especiales.

Paso 1: Generar reportes de comparación

Para ello podemos apoyarnos en dos reportes:

1. Balance General (Contabilidad General > Estados Financieros > Balance General)

2. Integración de Cuentas (Cuenta por Cobrar > Reportes > Integración de Cuentas)

   1. Consideraciones especiales:

      • Filtrar por la clasificación correspondiente (no olvidemos que la clasificación obligadamente debe ser la que esté asociada a la cuenta contable. Para dudas adicionales sobre este punto, puede consultar este apartado): http://docs.sirvo.servirsa.com/Manuales/Generales/confi-empresas/clasificacion.html

        • También es aconsejable revisar el apartado de “Consideraciones especiales” al final de este documento.

      • Filtrar a la misma fecha que fue generado el Balance General.

Los reportes deben cuadrar, si hubiera descuadres, continuemos con los pasos siguientes.

Paso 2: Actualización contable:

La actualización contable, es un proceso del sistema que verifica que las pólizas estén cuadradas y además que contengan toda la información necesaria.

1. Si la póliza de una operación en el período determinado que se está generando está desactualizada, el sistema la actualizará de forma automática.

   1. Esto puede solucionar los descuadres, ya que el Balance General y otros reportes Contables solo consideran registros actualizados y descartan aquellos que no lo estén.

2. Si la póliza (previo a este proceso) está actualizada, el sistema verificará que tenga toda la información requerida.

   1. Centro de costo (si utiliza, verificará que estén ingresados)
   2. Centro de Integración (si utiliza, verificará que estén ingresados)
   3. Centro de Actividad (si utiliza, verificará que estén ingresados)
   4. Si no utiliza ninguno de los anteriores, el sistema no afectará los registros.

Este proceso es recomendable que sea ejecutado justo antes de cada cierre mensual y antes de presentar estados financieros.

Para generarlo, debe de ir a: Contabilidad General > Especiales > Actualización contable.

Consideraciones especiales:

1. Debe ejecutarlo únicamente el contador o alguien con permiso superior.
2. Debe estar abierto el período contable.
   1. Dudas del cierre, abóquese al contador y verificar:
      • Contabilidad General > Cierres > Cierre Mensual
      • Parámetros Generales Empresa > Configuración de Módulos > Cierre por Módulo.
3. Si se marca el check “Desde el inicio del Período”, el sistema ejecutará la verificación desde el inicio del período fiscal hasta el mes seleccionado.

Este reporte generará un reporte al final:

1. Si el reporte sale en blanco: Indica que todo está bien, no hay pólizas con problemas.
2. Si el reporte devuelve información: Indica que hay pólizas con problemas y debe ir una por una a corregirla de acuerdo con la información brindada en el reporte.

Para finalizar debemos de ejecutar nuevamente el “Paso 1” para verificar. Los reportes deben cuadrar, si hubiera descuadres, continuemos con los pasos siguientes.

Paso 3: Posibles registros con incongruencias en el sistema

En momentos determinados (Falta de energía o cortes bruscos de red) el sistema no concluye la operación y pueden quedar registros sin póliza, para verificarlo, debemos de generar un reporte que encontramos en:

Contabilidad General > Especiales > Registros contables sin Póliza.

Ingresamos el rango de fechas o podemos dejarlo en blanco.

Al final, debe generarnos un reporte en blanco (si todo está bien); si el reporte llegara a tener información, eso puede ser parte del descuadre presentado, para ello debemos de evaluar registro por registro lo que procede (Sugerencia: Eliminarlo y volverlo a operar).

Para finalizar debemos de ejecutar nuevamente el “Paso 1” para verificar. Los reportes deben cuadrar, si hubiera descuadres, continuemos con los pasos siguientes.

Paso 4: Realizar una integración de “Clasificación vrs cuenta contable”

Este procedimiento, nos permitirá realizar una comparación entre los registros que aparecen registrados con la clasificación que estamos revisando (en este caso “Clientes”) contra la cuenta contable que fue registrada (en este caso “11301”).

El objetivo final del reporte, es mostrar aquellas operaciones que no correspondan (ya sea en clasificación o cuenta contable).

Vayamos a: Contabilidad General > Especiales > Conciliación Cuenta Vrs. Clasificación.

Si el reporte sale en blanco, todo está bien operado (en cuanto a este criterio); en caso contrario, habrá que analizar cada registro para evaluar la solución (recomendamos eliminarlo y volverlo a operar de manera correcta).

Para finalizar debemos de ejecutar nuevamente el “Paso 1” para verificar. Los reportes deben cuadrar, si hubiera descuadres, continuemos con los pasos siguientes.

Paso 5: Determinar el mes del descuadre.

Si los pasos anteriores no logran determinar la razón del descuadre, ahora es necesario realizar un cuadre por mes entre auxiliar y contabilidad. Para ello es necesario apoyarse en dos reportes:

1. Diario Mayor General (Contabilidad General > Libros Auxiliares > Diarios Mayor General)

2. Estado de Cuenta (Cuentas por Cobrar > Reportes > Estado de Cuenta)

Con los reportes anteriores, debemos hacer comparativos de “cargos” y “abonos” y deben tener los mismos montos (independientemente de los saldos iniciales) y deben ser generados en el mismo período de tiempo.

Si los montos cuadran, repetiremos ese procedimiento hacia atrás hasta encontrar el mes que tenga la diferencia (En sus “cargos” y “abonos”).

Al encontrar la diferencia, se debe determinar el directorio que está generando está diferencia y al determinar el directorio, se deberá determinar la operación que genera diferencia.

Los procedimientos anteriores deben ser suficientes para encontrar cualquier descuadre que pueda surgir entre los auxiliares.

Consideraciones especiales:

Reglas del sistema:

1. Toda cuenta contable que use auxiliar, esta obligada a estar asociada solamente a una clasificación
   1. Una cuenta asociada a varias clasificaciones o viceversa dificultan el cuadre.
2. Para evitar descuadres
   1. Es recomendable ejecutar siempre el procedimiento descrito en “Paso 2”
   2. Es recomendable realizar los cierres mensuales o por módulos.